La empresa de servicios profesionales, tiene sus inicios a comienzo del siglo pasado, dedicada a la consultoría y auditoría, manejo del riesgo, asesoramiento financiero a distintas entidades principales empresas locales y multinacionales que operan en Argentina, manteniendo una posición de liderazgo. En su primera fase decide incorporar recursos informáticos con el objetivo de automatizar tareas específicas para optimizar los resultados de la ejecución de las tareas. Contaba con precarias aplicaciones informáticas (simples y destinadas al soporte de operaciones rutinarias).
Con el correr de los años se fueron produciendo problemas rutinarios que fueron solucionados con la incorporación de otros y mejores recursos informáticos a todos los sectores. La empresa es consciente que los mismos son elementos claves para el éxito, es por ello que de a poco trato de suprimir las islas de información, reduciendo la redundancia e inconsistencia de los recursos informáticos de la empresa.
La preocupación por la integración de los sistemas de información vigentes hizo que la empresa incorpore una OFICINA DE PROYECTOS para llevar a cabo los cambios que se desarrollarían en el sistema. El objetivo fue el de poder acompañar el crecimiento del negocio desde el área de tecnología; se requería estar más organizados ya que al realizar actividades en un espacio geográfico tan extendido, una administración eficaz es impensable sin herramientas que pongan información confiable al servicio de la gestión en el tiempo adecuado.
Así fue que la empresa, desde la oficina de proyectos, como parte del plan estratégico de crecimiento y expansión decidió que era el momento indicado para actualizar los sistemas, “el cambio del ERP (Enterprise Resourse Planning) fue posible debido al incremento de transacciones mensuales realizada en la compañía; esto se produjo por la apertura de sucursales, como también a la necesidad de nuevos informes e indicadores de gestión.”
Se evaluaron las distintas alternativas respecto de la implementación del nuevo sistema de información. La compañía consideró el desarrollo interno alcanzado y también se tuvieron en cuenta los recursos humanos y la infraestructura que contaban para llevarlo a cabo.
Una vez realizado el relevamiento de información pudieron observar que, a pesar de tener que hacer un desembolso inicial muy alto adquiriendo un sistema estándar, dichos costos eran menores que desarrollarlo internamente. Es por esto que la compañía optó por comprar un software disponible en el mercado, y con la ayuda de la Internet, evaluaron los diversos proveedores de Argentina y del Mercosur.
Se decidió incorporar un sistema ERP tipo World Class. La implementación se produjo entre el 2009 y el 2010, y se encuentra funcionando desde agosto del año pasado. No se produjeron problemas de inconsistencia de datos ni problemas para consolidar la información. Cuentan con un sistema de stock operando en paralelo y existen interfaces de conexión entre ambos sistemas. El sistema de stock viene dado desde la casa matriz, por eso, no lo pueden dejar de usar; actualmente no les está causando problemas.
La empresa consideró, a la hora de implementar el sistema, que los proveedores del mismo eran un factor clave para cumplir con su objetivo, tuvieron en cuenta el soporte técnico, “se firmó un acuerdo de soporte de 5 años renovable automáticamente.”
Luego de seleccionar el proveedor, el mismo se vuelve un socio estratégico de la compañía, por eso es importante el contrato de mantenimiento y un acuerdo de nivel de servicio (SLA – Service Level Agremment). También se tuvieron en cuenta los antecedentes de la empresa, como asimismo los tiempos y costos de implementación. La documentación del sistema fue un factor importante a considerar, ya que la misma ayuda a demostrar la madurez del producto. Adicionalmente, dicha información es importante a la hora de capacitar al técnico administrador del aplicativo, como también a los usuarios finales de la misma.
Conjuntamente con la implementación del nuevo sistema de información la empresa tuvo la necesidad de adquirir un nuevo hardware compatible con nueva infraestructura, así fue que en la oficina de proyectos se estudiaron las distintas alternativas de proveedores, sus disponibilidades y sus costos. A partir del relevamiento de información, se acordó la compra de nuevos hardware: los cuales tuvieron una demora de 90 días.
Finalmente nuestro entrevistado concluye que los resultados obtenidos fueron los esperados en todos los sentidos.
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